Jedes Unternehmen, das schon ein paar Jahre im Geschäft ist, kennt das Problem. Mit der Zeit wächst das Chaos mit den Dokumenten. Die Lösung ist ein professionelles DMS.

Das Problem: Dokumenten-Chaos

Zu Beginn, vielleicht in der Start-Up-Phase, wird noch mit einfachen Lösungen wie z.B. einem NAS von Synology oder einem Mac Mini für die zentrale Datenablage gearbeitet. Oder man setzt auf kostenlose Online-Speicher-Tools (Cloud-Lösungen) von Google Drive oder Wuala. Nur: sobald die Zahl der Mitarbeiter steigt, steigt das Chaos. Dokumente werden entgegen interner Weisungen lokal erstellt und abgelegt, die Performance des gewählten Systems leidet und funktioniert für den Fernzugriff, z.B. für Home Office oder für das mobile Arbeiten nicht zuverlässig. Jeder kennt das: genau dann, wenn man unterwegs arbeiten und auf die Dokumente zugreifen sollte, funktioniert das System nicht.

Noch schlimmer ist, wenn das verwendete Tool für die zentralen Dokumentenverwaltung beim Erstellen regelmässiger Backups nicht zuverlässig funktioniert. Dann tritt der Kollateral-Schaden ein und die Firma steht still. Dieses Schreckensszenario gilt es unbedingt zu vermeiden.

Die Lösung: ein professionelles Dokumenten Management System (DMS)

Ein Dokumenten-Management-System, abgekürzt DMS, organisiert die Verwaltung von digitalen Dokumenten. Richtig aufgesetzt, stellt es sicher, dass die Dokumente nach einem vordefinierten Prozess abgelegt werden und jederzeit verfügbar sind. Es erleichtert zudem die virtuelle Zusammenarbeit bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, womit auch das Versionierungsproblem entschärft ist. Eine ganz wichtige Funktion ist auch, dass die Dokumente via DMS gegen Verlust, Fälschung und Zerstörung geschützt werden können.

Es gibt verschiedene technische Lösungen am Markt. Von kostengünstigen Open Source-Softwares bis hin zu spezialisierten Angeboten von professionellen Dienstleistern. Je nach Bedürfnis und Ressourcen kommt die eine oder andere Variante eher in Frage. Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Bedürfnisse umfassend zu klären und die Anforderungen an eine Lösung oder einen Anbieter genau zu spezifizieren.

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